Wir bei KotoApp setzen uns für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Iotera Oy ('wir', 'uns' oder 'unser') Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unseres Immobilienverwaltungsdienstes erhebt, verwendet und weitergibt.

1. Verantwortlicher

Der für Ihre personenbezogenen Daten Verantwortliche ist:

Iotera Oy (Unternehmens-ID: 3454475-1) Janne Kaikkonen Tanhuankatu 63b, 33560 Tampere, Finnland E-Mail: support@kotoapp.io

2. Informationen, die wir sammeln

Wir sammeln Daten, um unseren Dienst bereitzustellen und zu verbessern. Dazu gehören:

Persönliche Informationen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse bei Ihrer Registrierung.
Immobiliendaten: Immobilienadressen, Kennungen (kiinteistötunnus), Spezifikationen und hochgeladene Dokumente.
Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp und Interaktionsmetriken, die über Protokolle gesammelt werden, die den finnischen Vorschriften entsprechen.
Cookies: Wir verwenden Cookies, um Sitzungen und die Authentifizierung zu verwalten.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten für die folgenden Zwecke:

Zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Dienstes (z. B. zur Speicherung Ihrer Immobiliendokumente).
Zur Verwaltung Ihres Kontos und der Authentifizierung (über Keycloak).
Um mit Ihnen bezüglich Service-Updates oder Support zu kommunizieren.
Um die Sicherheit zu gewährleisten und Betrug zu verhindern.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Unsere Verarbeitung basiert auf:

Vertrag: Zur Erfüllung der Nutzungsbedingungen, wenn Sie die App nutzen.
Berechtigtes Interesse: Zur Sicherung und Verbesserung unserer Plattform.
Einwilligung: Für nicht unbedingt erforderliche Cookies (falls zutreffend).
Gesetzliche Verpflichtung: Zur Einhaltung der Buchhaltungs- und Steuergesetze in Finnland.

5. Datenweitergabe und Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben Daten nur an vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weiter, die uns unterstützen:

Elest.io / Hetzner: Hosting-Dienste in Finnland (Helsinki).
Keycloak: Identitäts- und Zugriffsmanagement.

6. Internationale Übermittlungen

Ihre Daten werden hauptsächlich innerhalb von Finnland und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert und verarbeitet. Wir stellen sicher, dass alle notwendigen Übermittlungen außerhalb des EWR den strengen Anforderungen der DSGVO entsprechen.

7. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer oder meldepflichtiger Anforderungen. Nach der Löschung des Kontos werden wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen entfernen, es sei denn, eine Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Änderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsbewertungen.

9. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.
Berichtigung unrichtiger Daten.
Antrag auf Löschung ('Recht auf Vergessenwerden').
Einschränkung der oder Widerspruch gegen die Verarbeitung.
Datenübertragbarkeit.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter support@kotoapp.io.

10. Cookies

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für die Authentifizierung (um Sie angemeldet zu halten) und die Sicherheit. Durch die Nutzung unseres Dienstes erklären Sie sich mit der Platzierung dieser Cookies einverstanden.

11. Datensichtbarkeit

Wenn Ihnen Zugriff auf eine Immobilie gewährt wird, sind Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse für die Eigentümer und Verwalter dieser Immobilie sichtbar, um die Zugriffsverwaltung zu erleichtern.

12. Plattformverwaltung

Bestimmte Plattformadministratoren ('Superadmins') können auf Ihre personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Kontostatus) für folgende berechtigte Zwecke zugreifen:

Benutzerkontoverwaltung: Überprüfung von Benutzerkonten zur Sicherstellung der Plattformintegrität.
Bearbeitung von Zugriffsanfragen: Genehmigung oder Ablehnung von Wohnungsgenossenschafts-Rollenzuweisungen und Immobilienverknüpfungsanfragen.
Problemlösung: Untersuchung von benutzermeldeten Fehlern, Feedback oder Streitigkeiten.
Sicherheitsüberwachung: Überprüfung von Audit-Protokollen auf verdächtige Aktivitäten.

Jeder administrative Zugriff auf personenbezogene Daten wird in unserem Audit-System protokolliert, einschließlich der Identität des Administrators, der durchgeführten Aktion und des Zeitstempels. Diese Protokolle werden zu Compliance- und Rechenschaftszwecken aufbewahrt.

13. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte:

E-Mail: support@kotoapp.io